Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 24. august 2016 kl. 18.00

Afholdtes i Lodsgårdens selskabslokale

Tilstede: Knud, Janni, Kim, Christian, Birgitte, Jan, Charlotte og Helle (BoligExperten)

Afbud fra Kennet

Dagsorden:

1. Valg af referent

2. Siden sidst samt underskrift af dokumenter

3. Indlæg af Helle Larsen vedr. bestyrelsessamarbejdet

4. Drøftelse om gennemførsel af ny generalforsamling om ladestandere til el-biler

5. Nye mødedatoer

6. Eventuelt

Ad 1: Valg af referent

Knud blev valgt som referent

Ad 2: Siden sidst v/Knud

Lejligheden Lodsgården 1 A, 2. 212 er pr. 15-06-2016 overtaget af Tania Maria Rasmussen .Navnet på den tidligere ejer er SBO Rasmussen Holding ApS .

Videovervågning af parkeringsplads afventer tilladelse fra Politiet.

Der har været en henvendelse vedrørende bedene ud for Blok C. Den er drøftet med Michael.

Samme har klaget over vinduespudsning i opgangene og vedkommende har selv pudset dem i juli. Aftalen er at de pudses hver tredje måned, marts, juni september og december.
Janni er informeret, og da jeg ikke har hørt noget formoder jeg at aftalen bliver overholdt.

Der har været en henvendelse fra en beboer angående gæster ved svømmebassinet. Hun havde sit barnebarn på besøg sammen med et par veninder. Hun blev stoppet af en som hun ikke ved hvem er, og fik at vide at man kun måtte have én gæst med ved svømmebassinet. Jeg meddelt hende at hun var blevet misinformeret, og at vi ikke har nogen regel der angiver et specifikt antal gæster, men at man selvfølgelig skal tage almindeligt hensyn til beboerne.

Samme beboer har henvendt sig vedr. overvanding af overboens altankasser, så hun får sprøjtet muddervand ned på sin altan og sine vinduer. Jeg har henvist vedkommende til at sende en skriftlig klage til Helle. Klager fra beboere over andre beboere skal altid sendes til administrator, som håndtere disse.

Der har været en henvendelse fra en beboer om tilstoppet kloak i badeværelse, og da Michael var på ferie, kontaktede vedkommende mig. Vedligeholdelse af afløb – herunder rensning – står for beboernes egen regning. Michael er godt nok så flink at han mange gange hjælper med dette, men det er reelt set ikke en opgave han er forpligtet til at udføre.

Michael gør i det hele taget mange ting for beboerne, som ligger udenfor hans opgaver, og det håber jeg at beboerne sætter pris på. Det er trods alt mange gange et pænt beløb som den enkelte sparer til andre håndværkere.

Michael og Christian har foretaget en reparation af en luftventil på taget af Blok A. I den forbindelse blev teleselskabet kontaktet for at slukke for mobilantennen mens arbejdet foregik, så de ikke blev udsat for unødvendig stråling.

Alle i bestyrelsen har modtaget den seneste økonomioversigt. Den seneste er modtaget den 17. august og omhandler perioden 1/1 – 31/7. Er der nogen kommentarer?

Jan kommenterede den meget høje udgift til porto og papirer. Helle redegjorte for dette, og størstedelen kunne henføres til udsendelse i forbindelse med vores generalforsamlinger. Helle gjorde opmærksom på, at vi kan spare rigtig mange penge ved at gå over til en Elektronisk Indkaldelse, hvor indkaldelserne sendes pr. mail. Ordningen er frivillig, så beboere uden mail viol fortsat få tilsendt materialet på vanlig vis, men erfaringerne fra andre foreninger har vist at omkring 80% tilmelder sig ordningen. Der blev også spurgt hvorfor el- og varmeregnskaber ikke blev sendt samlet og det skyldes at materialet er klart på forskellige tidspunkter og proceduren er at udsende materialet når det er klart og ikke lade det vente. Der blev spurgt om ikke også disse kunne udsendes elektronisk, men det er ikke muligt med de nuværende systemer.

Og endeligt, så har vi en sag med en beboer som anfægter at foreningen har været berettiget til at tegne vores forsikring hos Dansk Glasforsikring med de fordelagtige tillægsforsikringer som vi har fået. Sagen kører mellem vores og beboerens advokater.

Ad 3: Vedr. bestyrelsessamarbejdet

Helle informerede om de regler som gælder for at være en del af en bestyrelse, både som decideret bestyrelsesmedlem og som suppleant. Derefter fulgte en konstruktiv debat hvor en del spørgsmål blev afklaret. Der var enighed om at såvel skrevne som uskrevne regler skal følges.

Ad 4: Drøftelse af ny generalforsamling om opstilling af ladestandere til el-biler.

Bestyrelse og suppleanter var enige om at der fortsat skal arbejdes for at få etableret disse ladestandere, men der var stadig nogle spørgsmål som skulle afklares. Knud indkalder derfor snarest til et nyt bestyrelsesmøde med deltagelse af repræsentanter fra E.ON og DriveNow.

Ad 5: Nye mødedatoer

Møde med E.ON/DriveNow snarest muligt (afventer nærmere)

Tirsdag den 6 december 2016 kl. 18 (afventer bekræftelse)

Ad 6: Eventuelt

Jan informerede om at han var ved at indhente information om altaner. Det er dog et privat projekt, som ikke inddrager bestyrelsen men først skal forelægges en generalforsamling, og han blev rådet til at foretage en rundspørge for at se om der var generel interesse for et sådan.

Under mødet havde Birgitte modtaget en mail med tilbud om renovering af bedene ved blok C. Tilbudet blev drøftet og der var enighed om at opgaven skulle sættes i gang. Herefter vil vi vurdere om vi skal gennemføre samme renovering med en blok om året for blok B og A.

Mødet blev hævet kl. 21.10