Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 17. september 2014 kl. 18.00
Afholdtes i Lodsgårdens selskabslokale
Deltagere: Hele bestyrelsen inkl. suppleanter
Dagsorden:
- Valg af referent
- Godkendelse af dagsorden
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 3. juli 2014
- Siden sidst
- Stillingtagen til offentliggørelse af referater fra bestyrelsesmøder
- Revurdering af regler for svømmebassinområdet (på foranledning af Pia)
- Retningslinjer for behandling af henvendelser fra beboere
- Igangværende sager:
- Udskiftning af døre i Blok A (de 5 døre for i år er udskiftet)
- Udskiftning af vinduer på nordsiden af Blok B og C (30 vinduer er bestilt og 15 lejligheder udpeget)
- Opfriskning af opgange (Som besluttet den 3/7 er der taget kontakt til 2 malermestre for at få tilbud)
- Skellet mellem Lodsgården og Schoutgården (Arbejdet er endelig påbegyndt)
- Miljøgodkendelse af svømmebassin (ligger pt hos Boligexperten/Miljøministeriet)
- Nye mødedatoer
- Eventuelt
Ad 1: Valg af referent:
Knud tilbød sig og blev valgt.
Ad 2: Godkendelse af dagsorden:
Pia gjorde opmærksom på, at det på generalforsamlingen blev noteret at bestyrelsen på førstkommende møde skulle undersøge hvad de rum der hidtil har været benyttet til affaldssække kunne anvendes til. Dette har bestyrelsen ikke opfyldt.
Det blev besluttet at hvert enkelt bestyrelsesmedlem (inkl. suppleanter) til næste gang ville gå i tænkeboks.
Ad 3: Godkendelse af referat
Referatet blev godkendt
Ad 4: Siden sidst
Et medlem har har forespurgt om muligheden for at udvide boligarealet til at omfatte altanen på samme måde som i en anden lejlighed. Han er informeret om at det ikke kan tillades, og at udvidelsen af nævnte lejlighed er sket i strid med reglerne og uden først at få tilladelse fra såvel bestyrelsen som fra kommunen.
Et medlem har anmodet om at få lov til at forlænge lejekontrakten med sin lejer. Carsten Dollerup (Boligexperten) har meddelt hende, at bestyrelsen ikke vil godkende en sådan forlængelse samt oplyst om de konsekvenser det kan have, hvis hun alligevel gør det.
Lejligheden Lodsgården 3 C, 2. tv., er solgt med overtagelse pr. 01-10-2014
Lejligheden Lodsgården 1 A, 2. 212, er solgt med overtagelse pr. 01-09-2014
Et medlem har forespurgt om han selv må udskifte hoveddøren på foreningens regning. Det er afslået, da vi har brugt de penge som er afsat til nye døre i blok A for i år. Han er informeret om, at hvis han ønsker at få udskiftet sin dør udenfor den fastsatte vedligeholdelsesplan, så er han velkommen til at gøre dette, men det bliver i så fald for egen regning, og der vil ikke senere blive betalt nogen kompensation ligesom døren skal være at samme type, som de døre vi løbende udskifter til. Arbejdet skal i givet fald udføres håndværksmæssigt forsvarligt og være dækket af vedkommendes ansvarsforsikring, så vi kan få erstatning for eventuelle fejl og bygningsskader såfremt der skulle komme nogle sådanne.
Da hans dør forventes at blive udskiftet til næste år, kan vi ikke anbefale at han selv går i gang med udskiftningen.
Han har efterfølgende svaret, at han godt kan vente.
Carsten Dollerup har revideret standardteksten som skal bruges i lejekontrakter ved udlejning af lejlighed. Teksten er lagt på hjemmesiden.
Vi har et medlem som er i restance hvert kvartal. De bliver naturligvis pålagt rykkergebyrer, men en enkelt gang har vi modtaget en advokatregning på inkassoomkostninger. Den regning har Knud naturligvis bedt Carsten Dollerup om at opkræve hos medlemmet på næste opkrævning.
Carsten har skrevet til medlemmet om at det er dyrt at køre på den måde og opfordret til at tilmelde sig Betalingsservice.
Danske Bank har kvitteret for modtagelse af 2013 regnskabet og bekræftet at kreditten fortsat løber på de i aftalen fastsatte vilkår. Det har de beregnet sig 1500 kr. for at gøre. Kreditten skal genforhandles når 2014-regnskabet foreligger.
Vi har modtaget et brev fra kommunen at det er tid til at betale erhvervsaffaldsgebyr. Carsten er enig med Knud om at det må være en fejl, og Carsten kontakter kommunen.
Der har endnu en gang været et kraftigt regnskyl som har givet vand i opgangene 1, 2 og 3 B samt lidt i beredskabsrummet. Årsagen er formentlig at der kommer en så stor mænge vand på taget der ledes gennem nedløbsrørene, som ikke kan nå at blive afledt gennem kloaksystemet. Om der er forstoppelse et sted (hos os eller på den kommunale strækning) eller om systemet ganske enkelt ikke er dimensioneret til denne mængde vand vides ikke. Men vi nå nok være forberedt på at det vil ske igen og igen.
Ad 5: Stillingtagen til offentliggørelse af referater fra bestyrelsesmøder
Det blev besluttet at vi vil offentliggøre referater fra bestyrelsesmøderne, så medlemmerne er bedre informeret om hvad der arbejdes med i tiden mellem generalforsamlingerne. Eventuelle personsager vil dog være lukkede eller anonymiserede emner.
En konsekvens af denne beslutning er at referater ikke længere kan afvente godkendelse på næste bestyrelsesmøde. I stedet bliver det udsendt til bestyrelsen som har mulighed for at komme med korrektioner inden 8 dage, hvorefter referatet bliver opslået på foreningens hjemmeside www.lodsgaarden.dk
Ad 6: Revurdering af regler for svømmebassinområdet
Regler for svømmebassinet fremgår dels af Trivselsreglerne og dels af et opslag på lågen til svømmebassinområdet. Der er få uoverensstemmelser mellem disse, men det blev samtidig bemærket, at der står en passus omkring affaldsskakte som ikke længere er relevant.
Det blev besluttet at:
– Trivlselsreglerne skal gennemgå en revision. Kim tilbød at gøre dette
– Skiltet til svømmebassinområdet skal tilrettes og det skal bl.a. fremgå tydeligt at der er tale om et privat område. Knud sørger for skilt til næste sæson.
Ad 7: Retningslinjer for behandling af henvendelser fra beboere
Det sker ofte at bestyrelsens medlemmer bliver passet op af beboerne med forskellige spørgsmål. Det blev præciseret, at hvis ikke spørgsmålet kan besvares på stående fod, så skal beboeren henvises til foreningens hjemmeside, vicevært eller administrator afhængig af spørgsmålets karakter. Det er også muligt at henvise vedkommende til at sende en e-mail til bestyrelsen.
Dette er for at imødegå at der bliver for mange mellemmænd i besvarelse af sådanne spørgsmål, da det er unødvendig brug af hinandens sparsomme fritid.
Ad 8: Igangværende sager:
- Udskiftning af døre i Blok A (de 5 døre for i år er udskiftet)
- Udskiftning af vinduer på nordsiden af Blok B og C (30 vinduer er bestilt og 15 lejligheder udpeget – Information til de berørte beboere er omdelt)
- Opfriskning af opgange (Som besluttet den 3/7 er der taget kontakt til 2 malermestre for at få tilbud)
- Skellet mellem Lodsgården og Schoutgården (Arbejdet er endelig påbegyndt og i første omgang nok også afsluttet)
- Miljøgodkendelse af svømmebassin (ligger pt hos Boligexperten/Miljøministeriet)
Ad 9: Nye mødedatoer
17. november 2014 kl. 19.00
11. december 2014 kl. 18.00
Ad 10: Eventuelt
Knud gjorde opmærksom på, at man skal huske at informere om ændring af e-mailadresser.
Knud påpegede, at bestyrelsesmateriale vil blive sendt til den oplyste e-mailadresse, uanset hvilket man oplyser. Også hvis man vælger en arbejdsrelateret e-mail. Men gjorde opmærksom på, at det kunne være uhensigtsmæssigt at benytte en arbejdsmail, da man næppe vil kigge i den hvis man er på ferie, weekend eller har andet fravær fra arbejdet.
Da der ikke var andre emner til eventuelt kunne mødes hæves kl. 18.50