Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den 7. juni 2018 kl. 19.00

Afholdtes i Lodsgårdens selskabslokale Deltagere: Knud, Janni, Kim, Christian, Jesper, Karsten og Michael
Afbud fra: Birgitte

Dagsorden:

1. Valg af referent

2. Generel information

3. Konstituering og forventningsafstemning

4. Behandling af persondata og tavshedspligt generelt

5. Dokumentunderskrivning

6. Evaluering af generalforsamlingen

7. Gennemgang af seneste økonomioversigt

8. Gasaftale

9. Fælles arbejdsdag, beboerdebat og -information

10. Hovedrengøring

11. Igangværende og kommende projekter

    1. udskiftning af el-målere, varmemålere samt leverandør

    2. udskiftning af vaskemaskiner samt etablering af elektronisk reservationstavle med betaling

    3. Poolområdet

    4. Opstart af nye vinduer i Blok A i stueetagen

    5. Opstart af nye Altanvinduer og -døre i Blok C i stueetagen

    6. Lamper på svalegange

    7. Vandforsyningen til lejlighederne

12. Afsluttede projekter:

    1. (Ingen endnu)

13. Kommende mødedatoer

    1. Næste møde?

14. Eventuelt

Ad 1: Valg af referent

Knud blev valgt

Ad 2: Generel information v/Knud

Den 3. maj holdt vi årets ordinære generalforsamling og den forløb i nogenlunde god ro og orden, selv om drøftelsen af foreningens økonomi gjorde at den trak lidt ud – dog ikke så længe som året før…

Den 18. maj åbnede svømmebassinet endeligt og det har været vel besøgt, da vejret jo har været fantastisk. Men med det kommer der også lidt udfordringer med ubudne gæster og andet. Det må vi finde en måde at håndtere på.

Der foretages Teknisk/hygiejnisk tilsyn på svømmeanlæg af Eurofins Miljø A/S torsdag den 21. juni 2017, kl. ca. 10.00 – Tilsynet, der varer ca. 1 time.

Den 25. maj trådte den nye persondataforordning i kraft. Det har givet mange udfordringer alle steder, og vi er heller ikke helt klar. Boligexperten havde inviteret os til et møde om dette, men vi var optaget af andre gøremål på begge de tilbudte datoer. Rigtig ærgerligt!

Vi har en databehandleraftale med Boligexperten og vi har også fået nogle skabeloner, men ud over det, så mangler der helt klare vejledninger fra myndighederne målrettet foreninger som vores. Der er dog ingen tvivl om at der er meget høj fokus på hvordan vi behandler informationer fra og om vores medlemmer. Det betyder også at vi skal være omhyggelige med vores mails. Mails som vi får til bestyrelsen går derfor kun til bestyrelsesmedlemmerne og ikke – som tidligere – til suppleanterne. Alt dette kommer vi til at have endnu mere fokus på og vi vil på et tidspunkt også hver især skulle underskrive en fortrolighedserklæring, når disse er klar. Indtil da, så vil både bestyrelsesmedlemmer og suppleanter have tavshedspligt som hidtil gældende, nemlig om alle forhold som drøftes blandt bestyrelsen i almindelighed og forhold om medlemmer i særdeleshed. Vær også opmærksom på, hvor I gemmer oplysninger der hjemme. Hvis der er personoplysninger på skrift skal de opbevares under lås. Filer på computer skal være passwordbeskyttet og hvis data ligger i “skyen”, skal det være hos udbydere som overholder EU-forordningen. Microsoft og Google har erklæret at de opfylder kravet, mens Dropbox bruger servere over hele verdenen og opfylder derfor ikke kravene.

Vi har fået tilbud på xxx kr. til symptombehandling af fugt hos en beboer. Det er mange penge, da årsagen til problemet ikke kendes. Vi kan heller ikke bare bruge xxx kr. uden om budgettet. Bestyrelsen er enige om at problemet skyldes interne forhold i lejligheden og betragter sagen som afsluttet.

Vi har haft nogle henvendelser om ubehagelig lugt fra en lejlighed, som gør at naboer ikke kan opholde sig på deres altaner. Sådanne henvendelser skal ske til administrator, som tager sig af kontakten.

Der har også været en henvendelse om fortolkning af reglerne for svømmebassinet og eventuel indgriben. Nu er det sådan, at både disse regler som øvrige regler alle har været forelagt generalforsamlingen på et eller andet tidspunkt og/eller er formuleret på baggrund af almindeligt ønske fra vores medlemmer. Da hverken vicevært eller bestyrelse skal fungere som politi, må vi opfordre medlemmerne og beboerne til at have lidt mere selvjustits. Man vil jo selv have de regler, så man må vel forvente at de bliver overholdt. Så hvis man mener, at en beboer overtræder reglerne, så må man selv påtale det. Hjælper det ikke, så er det en skriftlig klage til administrator med angivelse af personens navn og adresse. Hvis det drejer sig om udefrakommende personer, som generer, øver hærværk eller kravler over hegnet til svømmebassinet eller skaffer sig adgang til lokaler og områder, hvor de ikke har noget at gøre, så skal man kontakte politiet.

Administrator har folk til at håndtere større sager, og har tilbudt at kigge på “Projekt udskiftning af vandrør”. De indledende tiltag vil ikke koste os noget, så det har jeg accepteret. Det er dog efterfølgende kommet frem, at det ikke er gratis så vi afventer et tilbud.

Dragør kommune har sendt et “Tilbud om tryghedsvandring” som et led i kommunens samarbejde med Københavns Politi om at stoppe indbrud i Dragør Kommune.

Der har været en beboerhenvendelse vedr. skellet ind til Schoutgården. Området er desværre udenfor vores ansvar.

Lejligheden Lodsgården 1 A, st. 3 er solgt pr. 1/4
Lejligheden Lodsgården 3 C, 2. th er solgt pr 5/5
Navne ved ejerskifte vil ikke længere fremgå af referatet på grund af Persondataregulativets bestemmelser-
Det blev nævnt, at en nyindflyttet have lagt en seddel i postkasserne med en præsentation af sig selv og udtrykte håb om et godt naboskab. Det er et godt eksempel, som andre meget gerne må følge.

Ad 3: Konstituering og forventningsafstemning

Bestyrelsen konstituerede sig med Knud som formand uden modkandidater.

Ad 4: Behandling af persondata og tavshedspligt generelt

Emnet var allerede berørt under punkt 2, men der er stadig en hel del vi mangler at få afklaret.

Ad 5: Dokumentunderskrivning

Der blev underskrevet kassekreditaftale samt kontrakter med leverandører som igangsætning af de på generalforsamlingen vedtagede forslag

Ad 6: Evaluering af generalforsamlingen

Akustikken i lokalet på Beghuset var ikke optimal, men ellers forløb generalforsamlingen som forventet. Helle har lovet at der til næste år bliver anvendt lydsystem, så alle kan høre hvad der bliver sagt. Det løfte må vi forsøge at opfylde når vi vælger lokale.

Ad 7: Gennemgang af seneste økonomioversigt

Økonomioversigten for maj måned var netop fremsendt. Umiddelbart er der ikke nogen bemærkninger til denne.

Ad 8: Gasaftale

Vi havde modtaget tilbud på hhv. fastpris og variabel pris på naturgas fra 2 leverandører. Vi drøftede fordele og ulemper ved alle 4 tilbud. Beslutningen blev SEAS-NVE med variabel pris.

Ad 9: Fælles arbejdsdag, beboerdebat og -information

Vi drøftede mulighed for en fælles arbejdsdag, men på baggrund af erfaringen fra tidligere, hvor der kun var en håndfuld som deltog, blev det besluttet at sætte dette i bero.
Jesper opretter en lukket Facebookgruppe, som beboerne kan bruge til intern debat. Det skal dog gøres tydeligt, at kontakt til administrator, bestyrelse og vicevært IKKE kan foregå via gruppen. Dette skal ske via de officielle kanaler, f.eks. via beboerportalen PROBO.

Ad 10: Hovedrengøring

Vi besluttede at gennemføre en hovedrengøring på alle trappeopgangene til december.

Ad 11: Igangværende og kommende projekter

– udskiftning af el-målere, varmemålere samt leverandør / Igangsættes

– udskiftning af vaskemaskiner samt etablering af elektronisk reservationstavle med betaling / Igangsættes

– Poolområdet / Igangsættes indenfor den af generalforsamlingen fastsatte beløbsramme

– Opstart af nye vinduer i Blok A i stueetagen / Igangsættes så snart likvideten tillader det

– Opstart af nye Altanvinduer og -døre i Blok C i stueetagen / Udsættes indtil videre

– Lamper på svalegange / Udsættes indtil videre

– Vandforsyningen til lejlighederne / Indledende undersøgelser påbegyndes

– Svømmebassin / Er tæt på sin afslutning – det undersøges hvordan vi er forsikret i tilfælde af hærværk.
Der var enighed i bestyrelsen om at vi måtte gøre nogle tiltag for at beskytte vores værdier.
Vi foretager en sikring af hegnet med grøn pigtråd og sensorstyret spots.

Ad 12: Afsluttede projekter:

(Ingen endnu)

Ad 13: Kommende mødedatoer

21/8-2018 kl. 18.00

Ad 14: Eventuelt

Intet til referatet

Mødet sluttede kl. 21.45
Knud Berggreen
Referent