Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den 8. februar 2018 kl. 19.00

Afholdtes i Lodsgårdens selskabslokale

Deltagere: Knud, Kim, Christian, Jesper og Michael

Afbud fra: Birgitte, Janni og Charlotte

Dagsorden:

1. Valg af referent

2. Generel information

3. Gennemgang af seneste økonomioversigt

4. Behandling af tilbud på varme- el- og vandmåling og regnskab
   (nuværende el-målere er fra 1998 og det samme er varmemålerne sikkert også)

5. ProBO – System til kontakt til og imellem beboerne

6. Digital kommunikation – omkostninger ved fravalg

7. Behandling af forslag til reviderede regler for leje af selskabslokalet

8. Standere til hundeposer

9. Vandrør – forberedelse på fremtidens udfordringer

10. Reservations- og betalingssystem til vaskeri

11. Afsluttede projekter:

    1. Fliser ved blok A

12. Status på igangværende projekter

    1. Svømmebassin

13. Igangsætning af større projekter:

    1. Opstart af nye vinduer i Blok A

    2. Lamper på svalegange

    3. Altanvinduer og -døre

14. Kommende mødedatoer

    1. Næste møde?

    2. Torsdag den 3. maj 2018: Ordinær generalforsamling på Strandhotellet

15. Eventuelt

Ad 1: Valg af referent
Knud blev valgt

Ad 2: Generel information

Helle og Knud har gennemgået beboerlisten og fundet frem til en hel del udlejninger – nærmere betegnet 15 lejemål – som ikke har det kontraktmæssige i orden. Helle har skrevet til hver enkelt og bedt om lejekontrakter der hvor de mangler.

Knud har været på et gå-hjem-møde hos Boligexperten og fået præsenteret systemet ProBO, der er et system til kontakt til og imellem beboerne, bl.a. mulighed for at sende SMS i tilfælde af akutte situationer. Mere om dette senere i dagsordenen.

Der har været en utæthed på stigledningen som har givet vand i 3B 2/tv. Dette er udbedret.

Knud har sørget for en julehilsen med tilbehør til vores vicevært og afløsere og takker samtidig for bestyrelsens betænksomhed i samme anledning

Vi har haft 2 lejligheder hvor der har været utætte radiatorer, som foreningen har betalt for at få udskiftet. Den ene sag var noget uheldig, idet ejeren blot har lagt en klud og ikke gjort andet – heller ikke meldt det til Michael. Det har bevirket, at der er løbet vand ned til underboen. Omkostningerne til skader løber op på over 15.000 kr. og da forsikringen ikke dækker, er beløbet opkrævet hos den pågældende ejer. I forløbet var der så også nogle misforståelser, idet Knud forventede at Boligexperten håndterede sagen med at tilkalde skadeservice. Det gjorde de bare ikke, og skal åbenbart heller ikke, men det bevirkede at der gik to måneder fra skaden opstod til der blev foretaget affugtning og skimmelsvampbekæmpelse.

Knud har accepteret tilbudte på udvidet rørskadeforsikring, da den dækker alle former for brud og utætheder på skjulet rør – herunder udbedring af afledtes skader i forbindelse med reparationen.

I begyndelsen af december blev der udsendt skemaer til aflæsning af el-måler pr. 1. januar. Fristen var 25/1 og da manglede der 11 indberetninger, som Michael stadig forsøger at få indhentet. De bliver alle opkrævet gebyret på 100 kr.

Lejligheden Lodsgården 3 B, 2. tv. er pr. 01-12-2017 overtaget af Claus Møller-Hey. Sælger er Birthe B. & Karsten Mortensen.

Lejligheden Lodsgården 1 A, 1. 113er pr. 01-01-2018 overtaget af Pernille Christina Fischer. Sælger er Lone Blaabjerg Jensen og Michael Jensen.

Lejligheden Lodsgården 1 A, 1. 106er pr. 01-02-2018 overtaget af Mads Windahl Jørgensen & Charlotte McGregor Magnussen. Sælger er Boris Linding Lindinger – købt med salg for øje.

Ad 3 Gennemgang af seneste økonomioversigt

Seneste økonomioversigt er pr. 30/11-17 og gav ikke anledning til kommentarer. Vi afventer et regnskabsudkast for hele 2017.

Ad 4 Behandling af tilbud på varme- el- og vandmåling og regnskab
Nuværende el-målere er fra 1998 og det samme er varmemålerne sikkert også

Vi har indhentet flere tilbud og valgte et som vi vil fortsætte med og inviterer tilbudsgiveren til næste møde

Ad 5 ProBO – System til kontakt til og imellem beboerne

Knud informerede om systemet, som tilbyder Individuelle digitale postkasser til hver beboer, der åbner for let kommunikation beboerne imellem samt fra bestyrelse eller administrator til beboerne, bookingfunktionalitet til fx booking af selskabslokale og hobbyrum, kalender til deling af foreningens begivenheder samt hurtig E-mail/SMS fra bestyrelsen til beboerne f.eks. ved akutte hændelser vedrørende ejendommen.
System der er udviklet med respekt for den kommende persondataforordning.
Systemet har også et modul til opgavestyrring, som kan tilvælges mod betaling.
Vi besluttete at tage systemet i brug, dog uden opgavestyring. Bestyrelsen og Michael bliver de første som kommer på, for at vi lige kan lære det at kende inden vi lægger det ud til beboerne.

Ad 6 Digital kommunikation – omkostninger ved fravalg
På generalforsamlingen i 2017 blev det besluttet og ført ind i vedtægterne at vi kommunikerer digitalt. Det blev lovet, at de som ikke ønsker digital kommunikation kan fravælge det. Baggrunden for forslaget var først og fremmest fordi foreningen har haft meget store udgifter til papir, kuverter og porto. Samtidig er udbringningshastigheden hos Postnord blevet væsentlig forlænget, hvor udsendelse via e-mail derfor kan ske langt hurtigere og billigere.
Imidlertid er der langt flere end forventet – nemlig 33% – som har fravalgt digital kommunikation, hvorfor vi ikke opnår den forventede omkostningsreduktion. Faktisk koster det os over 7.000 kr. om året i manglende besparelser.
Bestyrelsen finder det derfor rimeligt, at de medlemmer som har valgt en løsning som giver foreningen nogle direkte omkostninger der kan måles, også skal betale for den meromkostning som denne ydelse pålægger foreningen.

Der bliver derfor fra næste kvartal opkrævet et gebyr til dækning af ekstra papirforburg, kuverter og porto på kr. 65,00 pr. kvartal hos alle der har fravalgt digital information.

Der bliver udsendt et varsel om at man skal tilmelde sig digital kommunikation senest 1. marts 2018 hvis man ikke ønsker at betale for denne service.

Ad 7 Behandling af forslag til reviderede regler for leje af selskabslokalet

Janni og Birgitte har udarbejdet et forslag til reviderede regler for selskabslokalet, som blev debatteret. Med nogle få ændringer blev forslaget godkendt og det reviderede regelsæt offentliggøres snarest.

Ad 8 Standere til hundeposer

Knud var blevet kontaktet om opsætning af standere med bio-hundeposer. Efter en kort debat konstaterede vi at antallet af hundeprutter ikke er større end at Michael kan håndtere det og behovet for sådanne stativer ikke er tilstede

Ad 9 Vandrør – forberedelse på fremtidens udfordringer

Der er ingen tvivl om, at vores vandrør snart er odne til en udskiftning, og der var lidt debat om hvorrdan vi kan gennemføre et så stort projekt med så lille gene for beboerne som muligt.

Der var enighed om at et så stort projekt skal styres af professionelle folk, som ikke selv står for udskiftningsopgaven – altså et konsulent-/ingeniørfirma. Vi begyder i løbet af det kommende års tid at sondere.

Ad 10 Reservations- og betalingssystem til vaskeri

Der er efterhånden ingen banker tilbage så det er vanskeligt at komme af med de mønter som vi får ind via vaskeriet. Samtidig har folk færre mønter på sig, så Michael skal ofte hjælpe med at veksle. Vi ser også at der på reservationstavlen hænger låse som sjældent bliver flyttet og som derved optager en vasketur der sandsynligvis ikke bliver benyttet.
Vi kan løse det med et betalings- og reservationssystem som vil koste 50-60 tusinde at etablere. Vi kender dog ikke de løbende omkostninger for at håndtere betalingssystemet, så det undersøger vi før vi går videre.

Ad 11 Afsluttede projekter:
Fliser ved blok A er afsluttet. De beboere som – med fuld egenbetaling – fik tilbud om at få lagt fliser samtidig har 2 accepteret og 1 afslået. Derudover har 1 fået omlagt bestående fliser.

Ad 12 Status på igangværende projekter
Svømmebassin – Der mangler de tekniske installationer i fyrrummet samt bruseanordning
FK har lagt nye fliser og samtidig skiftet fliserne ved indgangen til vaskeriet. Det er aftalt at fliser til kældernedgangen og til hobbyrummet også udskiftes.

”Det Grønne Udvalg” har indhentet tilbud på etablering af grill- og bænke, solstole, plantekasser m.v. i sort plast på området ved svømmebassinet. Skitserne blev godkendt og udvalget går videre med projektet.

I samme forbindelse drøftede vi om hegnet rundt om området samt skraldeområderne kunne males sort så det passede til fx vinduerne i blokken, og det var der umiddelbart enighed om. Det er muligt at det kan gøres på frivillig basis af ca. 6 personer.

Ad 13 Igangsætning af større projekter:
Opstart af nye vinduer i Blok A: Igangsættes i stueetagen
Altanvinduer og -døre: Igangsættes i stueetagen i Blok C
Lamper på svalegange: Afventer – måske skal det overvejes at udskifte alle lamper med LED og sensorer

Ad 14 Kommende mødedatoer
Tirsdag den 6. marts kl. 19
Torsdag 3. maj kl. 19: Ordinær generalforsamling på Strandhotellet

Ad 15 Eventuelt

Nogle steder er fugerne mellem murstene delvist smuldret væk. Michael tager fat i mureren.

Mødet sluttede kl. 20.54

Knud Berggreen
Referent.